Gmail-Abwesenheitsnotiz und Google Kalender aus Jira-Abwesenheiten

Das Problem

In Google Workspace sind Abwesenheitsnotiz und Kalender zwei Stellen, an die man denken muss. Genehmigt wird in Jira, aber niemand aktualisiert Gmail, und Kollegen buchen Termine mit Leuten, die im Urlaub sind.

Schritt für Schritt

1. Autorisieren. Ein Google-Workspace-Administrator legt ein Dienstkonto an und autorisiert dessen Client-ID für domainweite Delegierung mit gmail.send, gmail.settings.basic und calendar.events — oder autorisiert unseres.
2. Anbinden. Der Jira-Administrator fügt unter „Mail & Kalender“ den Schlüssel des Dienstkontos ein, trägt ein Absenderpostfach ein und führt den Verbindungstest aus.
3. Verknüpfen. Die Personen verknüpfen ihr Google-Postfach mit einem dorthin gesendeten Code.
4. Genehmigen. Genehmigte Abwesenheiten planen die Abwesenheitsnotiz und tragen einen Kalendertermin ein; stornierte entfernen beides wieder. E-Mails an Genehmiger, antragstellende Person und Vertretung gehen vom Absenderpostfach aus.
5. Import, wenn gewünscht. Google-Kalender-Termine vom Typ „Abwesend“ und geplante Abwesenheitsnotizen können als Abwesenheiten nach Jira zurückkommen.

Worauf Sie achten sollten

Vom Dienstkonto-Schlüssel werden nur Client-E-Mail, privater Schlüssel und Client-ID behalten, im Forge-Secret-Speicher. Gmail kennt für externe Absender keine Stufe „nur Kollegen“; am nächsten kommt „nur Personen in meiner Domain“. Gmail führt eine Abwesenheitsnotiz pro Postfach.