Die Outlook-Abwesenheitsnotiz aus der genehmigten Jira-Abwesenheit setzen

Das Problem

Die Abwesenheitsnotiz wird vergessen, für die falschen Tage gesetzt oder läuft nach der Rückkehr weiter. Kunden und Kollegen schreiben ins Leere, und der Kalender zeigt die Person als frei.

Schritt für Schritt

1. Anbinden. Ein Administrator trägt unter „Mail & Kalender“ die App-Registrierung aus Entra ID (Tenant-ID, Client-ID, Client-Secret) und ein Absenderpostfach ein und führt den Verbindungstest aus.
2. Verknüpfen. Jede Person verknüpft ihr Postfach einmal auf ihrer Abwesenheitsseite, mit einem dorthin gesendeten Code — oder, wenn der Administrator es erlaubt, mit der Adresse, die Atlassian für sie führt.
3. Genehmigen. Wird ihr Antrag genehmigt, plant die App die automatische Antwort genau für die Abwesenheit — halbe Tage eingeschlossen — und trägt einen Termin mit „Abwesend“ in ihren Kalender ein.
4. Text. Die Antwort nutzt den eigenen Text der Person, die Vorlage des Administrators oder einen eingebauten Text in ihrer Sprache, mit dem Rückkehrdatum und, falls erlaubt, dem Namen der Vertretung.
5. Stornieren. Wird die Abwesenheit storniert, schaltet die App die automatische Antwort ab und entfernt den Kalendereintrag, den sie geschrieben hat.

Worauf Sie achten sollten

Microsoft führt eine Einstellung für automatische Antworten pro Postfach: Eine Stornierung schaltet ab, was in dem Moment gesetzt ist. Art und Grund der Abwesenheit stehen nie in der Antwort. Wer außerhalb der Firma sie bekommt — niemand, bekannte Kontakte oder alle — ist eine Einstellung. Beschränken Sie die App-Registrierung per Anwendungszugriffsrichtlinie auf die betroffenen Postfächer.