Abwesenheiten aus Outlook als Jira-Abwesenheiten übernehmen

Das Problem

Der Urlaub steht in Outlook als automatische Antwort oder als geblockter Termin, aber nicht in Jira. Niemand weiß, dass die zuständige Person weg ist, Vorgänge bleiben liegen, und der Teamkalender stimmt nicht.

Schritt für Schritt

1. Einschalten. Unter „Mail & Kalender“ schaltet ein Administrator den Import ein und wählt, ob Importe als Antrag an den Genehmiger kommen oder direkt als genehmigt gelten, und welchen Abwesenheitstyp sie bekommen.
2. Wie gewohnt planen. Man plant die automatische Antwort oder trägt einen Termin mit „Abwesend“ ein. Beides für dieselbe Reise wird eine Abwesenheit.
3. Ankommen. Kalenderänderungen kommen nach etwa einer Minute an, automatische Antworten innerhalb einer Stunde. In Jira schon beantragte Tage bleiben außen vor.
4. Folgen. Bis die Abwesenheit beginnt, verschiebt oder storniert sie sich in Jira, wenn sie im Postfach verschoben oder entfernt wird.
5. Abwählen. Jede Person kann den Import auf ihrer eigenen Abwesenheitsseite abschalten; das Trennen des Postfachs beendet ihn ebenfalls.

Worauf Sie achten sollten

Importe bekommen keine Vertretung und weisen daher nie Vorgänge neu zu; wer eine Vertretung will, storniert den Import und beantragt die Abwesenheit in Jira — sie wird nicht erneut importiert. Von Kalendereinträgen werden nur Beginn und Ende gelesen. Nur geplante automatische Antworten mit Ende zählen; eine unbefristete ist keine Abwesenheit. Hat eine Abwesenheit begonnen, ändern Änderungen im Postfach sie nicht mehr.