Krankmeldungen in Jira erfassen, ohne sie offenzulegen

Das Problem

Ein Abwesenheitswerkzeug, das „Krank“ in einen gemeinsamen Kalender schreibt, legt Gesundheitsdaten allen offen, die ihn öffnen können — und eines, das den Grund in die automatische Antwort kopiert, schickt ihn an jeden, der schreibt.

Schritt für Schritt

1. Sensible Typen. „Krankheit“ ist ab Werk als sensibel markiert; markieren Sie jeden anderen Typ, der privat bleiben soll.
2. Teamansicht. Bei einem sensiblen Typ sehen Kollegen nur „Abwesend“. Den echten Typ sehen die Person, ihr Genehmiger und Jira-Administratoren, serverseitig erzwungen.
3. Postfach. Automatische Antwort, Kalendereintrag und jede E-Mail sagen nur, dass jemand weg ist und bis wann — für jeden Typ, nicht nur für sensible.
4. Grund optional. Der Grund ist optionaler Freitext, standardmäßig nur für die antragstellende Person und einen berechtigten Genehmiger sichtbar, und geht nirgendwohin.
5. Löschen, wenn fällig. Setzen Sie eine Aufbewahrungsfrist und nutzen Sie „Alle Daten einer Person löschen“ für Löschanfragen — das entfernt auch, was die App in ihr Postfach geschrieben hat.

Worauf Sie achten sollten

Den Titel des Kalendereintrags wählt der Administrator (Standard „Out of office“) — halten Sie ihn neutral. Importierte Abwesenheiten bekommen den Typ, den der Administrator für Importe gewählt hat, weil Mailsysteme nicht sagen, warum jemand weg ist.