Abwesenheitsverwaltung für Jira, verbunden mit Microsoft 365 und Google Workspace
Mitarbeitende beantragen Abwesenheiten in Jira, Genehmiger bekommen eine E-Mail. Nach der Genehmigung stehen die automatische Antwort und ein Abwesenheitseintrag im Kalender in Outlook oder Gmail, und offene Vorgänge gehen an eine Vertretung. Was jemand im Postfach als abwesend plant, kommt auch nach Jira.
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Was die App tut
Eine genehmigte Abwesenheit plant die automatische Antwort der Person und einen Abwesenheitseintrag in ihrem eigenen Kalender, genau für diesen Zeitraum. Wird sie storniert, verschwinden beide.
Was jemand schon in Outlook oder Google geplant hat, als geplante automatische Antwort oder als Kalendereintrag mit „Abwesend“, wird zur Abwesenheit in Jira, als Antrag oder direkt genehmigt.
Während eine genehmigte Abwesenheit läuft, gehen offene Vorgänge in den von Ihnen gewählten Projekten an die Vertretung und danach zurück. Ein Hinweis am Vorgang zeigt, wer vertritt und bis wann.
So funktioniert es
Eine Abwesenheit durchläuft wenige, klare Zustände: beantragt, genehmigt, aktiv, abgeschlossen. Jeder Schritt tut eine Sache in Jira und, sobald angebunden, im Postfach.
Jemand beantragt in Jira eine Abwesenheit — Typ, Zeitraum, halbe Tage, eine Vertretung und auf Wunsch einen privaten Grund. Oder plant in Outlook eine automatische Antwort, und der Import macht daraus einen Antrag.
Die zuständigen Genehmiger bekommen eine E-Mail und entscheiden in Jira, auf Wunsch mit einer Notiz. Die antragstellende Person erfährt die Entscheidung per E-Mail. Ohne Genehmigungsschritt wird automatisch genehmigt.
Automatische Antwort und Kalendereintrag sind bereits für die Abwesenheit geplant. Am ersten Tag gehen die offenen Vorgänge in den abgedeckten Projekten an die Vertretung, und die Vertretung bekommt eine E-Mail.
Die automatische Antwort endet zur geplanten Zeit von selbst. Nach dem letzten Tag gehen die Vorgänge, die die Vertretung noch hat, zurück, und die Abwesenheit ist abgeschlossen.
Ein offener Antrag in der Genehmigungsliste. Sie sind dabei, ihn zu genehmigen.
Funktionen
Jede Funktion sagt neben ihrem Namen, was sie berühren kann: nichts in Jira, Jira-Vorgänge oder das eigene Postfach der Person. Die Mail-Funktionen bleiben aus, bis ein Administrator Microsoft 365 oder Google Workspace anbindet.
Jeder Jira-Nutzer beantragt Abwesenheiten in den eigenen persönlichen Einstellungen und behält sie dort im Blick.
Die globale Seite der App: eine Genehmigungsliste für die, die entscheiden, und ein Kalender, wer wann abwesend ist.
Microsoft 365 oder Google Workspace, einmal von einem Administrator angebunden: E-Mails, automatische Antworten und Kalendereinträge folgen Jira, und was im Postfach als abwesend geplant ist, kommt zurück. Aus, bis es eingeschaltet wird.
Solange eine genehmigte Abwesenheit aktiv ist, geht offene Arbeit an die Vertretung, in den Projekten, die ein Administrator gewählt hat, und kommt danach zurück.
Wo die meisten eine Abwesenheit bemerken: an einem Vorgang, dessen zuständige Person nicht da ist.
Eine Einstellungsseite unter Jira-Einstellungen → Apps, nur für Jira-Administratoren, mit sicheren Standardwerten, damit vor der Konfiguration nichts Jira blockiert.
Personenbezogene Daten auf das beschränken, was die Arbeit braucht, und löschen, wenn es so weit ist. Alles bleibt im Forge-Speicher Ihrer Site.
Für Service-Desks und größere Teams
Jira kennt kein Vorgesetztenfeld, eine Service-Desk-Queue wartet auf niemandes Urlaub, und Kunden sollen nicht an einer unbeantworteten E-Mail merken, dass jemand weg ist.
Anbindung mit Ihrer eigenen App-Registrierung in Entra ID oder Ihrem eigenen Google-Dienstkonto, oder per Zustimmung zu unserem. Geheimnisse liegen nur schreibbar im Forge-Secret-Speicher; die Einstellungsseite zeigt nur, ob eines hinterlegt ist.
Einer eingetippten Adresse wird nie vertraut. Ein Postfach wird erst verknüpft, wenn sein Inhaber einen dorthin gesendeten Code eingibt, oder — wenn Sie es erlauben — über die Adresse, die Atlassian für das Konto führt, innerhalb Ihrer Domains.
Niemand kann den eigenen Antrag entscheiden, serverseitig gegen den gespeicherten Datensatz geprüft. Jede Änderung an Einstellungen und Zugangsdaten wird mit Person und Zeitpunkt protokolliert, nie mit den Werten.
Vertretung, Mail und Import laufen als eingereihte, idempotente Aufgaben. Eine doppelt zugestellte Nachricht sendet nie zweimal eine E-Mail und verschiebt nie zweimal einen Vorgang; ein überlastetes Mailsystem wird erneut versucht, ein falsch konfiguriertes nicht.
Sicherheit & Datenschutz
Die App läuft auf Atlassian Forge. Mail und Kalender sind aus, bis ein Administrator Ihr eigenes Microsoft 365 oder Google Workspace anbindet; dann geht nur dorthin, was eine automatische Antwort, ein Kalendereintrag oder eine E-Mail braucht, und sonst nirgendwohin.
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wo läuft die App? | Auf Atlassian Forge, in Ihrem Atlassian-Tenant. Wir als Hersteller betreiben keine Server dazwischen und erhalten Ihre Daten nie. |
| Verlassen Daten Atlassian? | Erst wenn ein Administrator das Mailsystem anbindet: Namen, Postfachadressen und Abwesenheitszeiten gehen an Ihren eigenen Microsoft-365- oder Google-Workspace-Tenant. Nie Art oder Grund der Abwesenheit. |
| Was liest der Import? | Den Zeitraum einer geplanten automatischen Antwort und von Kalendereinträgen mit „Abwesend“ nur Beginn und Ende. Nie Betreff, Inhalt, Teilnehmende oder Ort. |
| Wer kann ein Postfach verknüpfen? | Nur sein Inhaber, mit einem dorthin gesendeten Code, oder — wenn Sie es erlauben — über die eigene Adresse des Atlassian-Kontos innerhalb Ihrer Domains. |
| Was wird gespeichert? | Abwesenheiten, die Konfiguration, verknüpfte Postfachadressen, was in jedes Postfach geschrieben oder daraus importiert wurde, und ein Änderungsprotokoll, im Forge-Speicher Ihres Tenants. Zugangsdaten im Forge-Secret-Speicher. |
| Lassen sich personenbezogene Daten löschen? | Ja. Ein Administrator kann alle Daten einer Person in einem Schritt löschen — samt Postfachverknüpfung und der automatischen Antwort und Kalendereinträge, die die App geschrieben hat —, und geschlossene Konten werden wöchentlich bereinigt. |
| Runs on Atlassian? | Nein, wegen der Verbindung zu Microsoft oder Google. Die Schwester-App „Out of Office & Absence Planner“ hat keine Mail-Integration und ist es. |
Anwendungsfälle
Jede Anleitung geht eine Situation durch, mit den Teilen der App, die sie lösen, und nennt, worauf Sie achten sollten.
Outlook-Abwesenheitsnotiz und Kalendereintrag aus der genehmigten Abwesenheit.
WeiterlesenWas in Outlook oder Google schon als abwesend geplant ist, nach Jira holen.
WeiterlesenGmail-Abwesenheitsnotiz und Google Kalender, aus Jira-Abwesenheiten gesetzt.
WeiterlesenDen Service-Desk am Laufen halten, während ein Agent im Urlaub ist.
WeiterlesenKrankmeldungen erfassen, ohne der ganzen Firma, oder Outlook, den Grund zu verraten.
WeiterlesenEinstieg, Microsoft 365 oder Google Workspace anbinden, jede Einstellung erklärt, FAQ und Fehlerbehebung (auf Englisch).
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Pausiert
Neue Anträge, Entscheidungen, Einstellungen und das Verknüpfen von Postfächern zeigen einen klaren Hinweis statt eines Fehlers; E-Mails und Import pausieren. Stornieren, Trennen und Löschen funktionieren immer, ebenso das Entfernen der automatischen Antwort einer stornierten Abwesenheit.
FAQ
Abwesenheitstypen und Genehmiger einrichten, Microsoft 365 oder Google Workspace anbinden und eine Pilotgruppe verknüpfen, in unter einer Stunde. Jira arbeitet währenddessen weiter.
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